Bien souvent délaissée, notamment lors de l'implantation des ERP, la classification achats est pourtant un élément fondamental d'une fonction Achats performante.

 

Sans une classification appropriée des produits et des services achetés, les entreprises ne sont pas en mesure de bien comprendre les dépenses auprès des fournisseurs, et il n’est pas envisageable de concevoir et de mettre en œuvre une stratégie d'achats cohérente et efficace.

 

Il existe des applications capables d'effectuer une analyse des dépenses à partir des factures, mais la précision nécessaire est directement liée à la pertinence de la classification des achats sous-jacents.

D'un autre côté, l'utilisation d'un système de codage tel que l'UNSPSC n'est pas souhaitable en raison du nombre de versions et du volume important de codes utilisés - Près de 60 000 pour l'UNSPSC.

 

Il n'y a donc pas de meilleure classification que celle développée par chaque entreprise, adaptée à son type d'opérations et à ses processus métier. Un tel projet devrait être conduit par les Achats, et en impliquant toutes les autres fonctions concernées telles que Finances, Opérations, Ingénierie, Fabrication, Maintenance, Services à la Clientèle, etc.

 

La meilleure façon de mener ce processus d’élaboration de la structure de classification et de définition des familles de produits ou catégories, est de garder présent à l'esprit l’objectif final: Définir des familles de produits ou de services cohérentes face à un marché fournisseur spécifique. La condition préalable est d'identifier des attributs spécifiques pour chaque niveau de la hiérarchie de classification.

 

Cette tâche est bien plus difficile qu'il n'y paraît en raison des différents points de vue des parties prenantes qui travaillent à des niveaux d'agrégation distincts et également du fait des multiples possibilités de catégorisation d'un même élément. Le bon sens et la cohérence doivent prévaloir.

 

Néanmoins, pour aussi douloureux qu'il soit, il est absolument nécessaire de passer par ce processus de classification afin d'éviter des coûts cachés importants dans le futur. De plus, c'est la seule façon de pouvoir analyser les dépenses avec une précision suffisante pour élaborer des stratégies d'achats gagnantes.