À chaque exercice budgétaire, les Directeurs Achats se posent la même question: «Avons-nous le bon nombre d'acheteurs? Malheureusement, il n’y a pas de réponse facile à cette question.

 

La première difficulté réside dans le fait que derrière le terme générique "Acheteur", il existe des fonctions très différentes: Les Acheteurs programmes pour accompagner les projets, Les Acheteurs familles en charge de la consolidation des achats de biens et de services d'une même catégorie, et les Acheteurs opérationnels chargés des activités quotidiennes en relation avec des fournisseurs externes.

 

Deuxième difficulté, tous les acheteurs ne se consacrent pas à plein temps aux activités d’achat, et certains d'entre eux ne portent même pas le titre d’Acheteur. C'est là que nous commençons à parler d'ETP (Équivalents Temps Plein).

 

Néanmoins, la première approche consiste à évaluer aussi précisément que possible le nombre d'ETP nécessaires à l'exécution de la fonction. L'idée est de passer en revue tous les processus, de répertorier toutes les actions liées aux achats à effectuer, d'évaluer la charge de travail requise pour chacune d'elles et de générer le nombre théorique d'Acheteurs requis. Un exercice pas facile à réaliser, mais c'est une approche rigoureuse pour vérifier la cohérence des ETP réels.

 

En gardant à l'esprit la productivité, une technique supplémentaire consiste à analyser la fonction actuelle et à identifier toutes les initiatives susceptibles de générer une meilleure efficacité, d'où une diminution des ETP. Cela peut impliquer une simplification des processus, des changements de gouvernance ou une automatisation des processus tout au long du "Source-to-Pay" (S2P).

 

Finalement, une fois que nous avons déterminé un nombre suffisamment cohérent d’ETP, l'étape logique suivante est de se comparer avec les meilleures organisations Achats reconnues. Cela semble être une étape facile en raison de la quantité de données publiées sur le sujet.

Cependant, la fonction Achats varie considérablement d'une entreprise à l'autre, même dans des industries similaires. La combinaison des types d'acheteurs et le niveau d'automatisation des processus peuvent être très différents. En outre, le Département Achats doit être considéré davantage comme un créateur de valeur pour l’entreprise que comme une simple activité de traitement administratif. Il n'y a donc pas de corrélation évidente entre la performance des Achats dans l'entreprise et ses effectifs.

 

En conclusion, pour atteindre sa taille optimale, la fonction Achats doit se concentrer sur quatre points: (1) Se focaliser sur les achats de grande valeur et déléguer aux utilisateurs certaines tâches ou catégories, (2) Automatiser autant que possible les tâches à faible valeur ajoutée,  (3) Maintenir les compétences des Acheteurs au plus haut niveau et (4) leur fournir les outils dont ils ont besoin pour exécuter leurs missions aussi efficacement que possible.